ComTeam. Una herramienta para poder hacer equipo desde el teletrabajo.

Método Design Thinking.

El teletrabajo, según la Organización Internacional del Trabajo, es una forma de trabajo que se realiza a distancia, es decir, en una ubicación alejada de la oficina central, y que con la ayuda de las TIC, facilita la separación física y la comunicación.

El desarrollo de las TIC, durante los últimos años ha sido fundamental para que el teletrabajo se convierta en una opción perfectamente viable tanto para las empresas como para los empleados, pero todavía hay muchas limitaciones y no todas las empresas, ni todos los profesionales pueden adaptarse igual de bien a este modelo de trabajo.

Puede parecer sencillo adaptarse a esta forma de trabajar, pero como todo, tiene sus pros y sus contras. El problema viene cuando nos damos cuenta de que las prácticas, estrategias y protocolos, están basados en el trabajo presencial. Es por eso, que algunos managers tienen dudas de si es la fórmula correcta, y quizás por eso en algunas empresas, no llega a cuajar la idea de trabajar el 100% en remoto.

Ahora que el teletrabajador se encuentra a distancia de la oficina, posee una perspectiva diferente. No conserva el mismo contacto que tenía antes con sus compañeros. Están muchas horas trabajando solos, y no tiene el mismo sentimiento de grupo. Las empresas no se lo han tomado en serio, pero la situación del trabajador ha cambiado. Éstas, deberían ser no solamente responsables de proveer el material de trabajo, sino que además deberían contagiar más el sentimiento de equipo, la cultura de empresa.

Hay que tratar de solucionar conflictos a distancia, la comunicación, el trato… Empezar a ver el teletrabajo desde un prisma diferente. Hay que dar valor a las ventajas (conciliación laboral, reducción de costes, aumento de la productividad, captación de talento…), pero hay que salvar obstáculos (comunicación, sentimiento de equipo, falta de herramientas…). Hay que dar contexto al trabajador, tener en cuenta su componente emocional, intentar que esté más contento con la empresa, más involucrado y, por tanto, que sea más productivo.

PASOS A SEGUIR

Para poder solucionar este problema el método que utilicé fue Design Thinking. Para quien no lo conozca, es una metodología basada en las necesidades reales del usuario, y orientada a la acción, cuyo objetivo es generar soluciones innovadoras basados en los problemas detectados.

Design Thinking, modelo del doble diamante. Cuatro pasos a seguir.

Mi reto empezó aquí, tenía 15 días para dar solución a mi objetivo inicial, esta vez sola, sin grupo: “Fomentar el sentimiento de pertenencia al equipo, en el teletrabajo”.

PRIMER PASO: LA INVESTIGACIÓN.

Una vez que tenía claro mi objetivo, empecé con la investigación. Desde mi punto de vista es fundamental esta fase, hay que conocer bien el problema, para poder encontrar una buena solución.

Desk Research, me centré en buscar información sobre 3 puntos:

• Las ventajas y desventajas del teletrabajo para las empresas
• Lo que suponía para el trabajador, hacer teletrabajo.
• Las herramientas que se están utilizando, y cuáles de ellas, ayudan al trabajador a hacer equipo desde la distancia, a tener más sentimiento de pertenencia al grupo.

Páginas web y mis suposiciones en post-it

Mis conclusiones con esta primera parte fueron:

• Para trabajar con equipos virtuales la clave es la organización, no solo del grupo si no de los procesos y canales de comunicación.
• Cuanto más se fortalecen los vínculos entre las personas, mejores son los resultados del trabajo colectivo.
• Desde la distancia es mucho más difícil fomentar el sentimiento de equipo y crear un buen ambiente laboral.

Con el D. Research conseguí empezar a centrarme en el problema real, pero tenía que conseguir empatizar mucho más con mis usuarios. Así que para ello, realicé unos cuestionarios y entrevistas personales, para extraer información directamente de los usuarios.

Los Cuestionarios, llegaron a 68 personas, de las cuales 52 habían trabajado antes de forma presencial y 16 de ellas nunca habían trabajado en la oficina. Me pareció clave para mi investigación saber cómo trabajaban actualmente, cómo preferían trabajar y el porqué. Además de los medios de comunicación que utilizaban para comunicarse y cómo consideraban ellos que se podía mejorar el trabajo en remoto.

Gráficos que me ha parecido importantes para mi investigación

Con esto saqué los siguientes resultados:

• La mayoría de las personas prefieren el trabajo híbrido.
• Los que nunca han trabajado de forma presencial, ninguno quiere trabajar el 100% en remoto, no se sienten en un equipo.
• El sentimiento de equipo, es más fácil tenerlo trabajando de forma presencial o conociendo físicamente a las personas.
• Los que no tienen sentimiento de equipo es porque no se ven nunca, hay poca comunicación, les parece que falta confianza en ello porque no les conocen demasiado…

Lo que querían que cambiase era:

“Fomentar las relaciones entre los trabajadores”.

“Reducir cultura presencialismo, evaluar a todos los empleados por sus logros”.

“Mejoras sistemas para conectarse y que dimensionar los equipos”.

Sin embargo los que se sentían equipo, querían que durase para siempre.

Ahora ya tengo información de primera mano, aunque todavía me queda profundizar algo más en determinadas cuestiones para crear sentimiento de equipo desde la distancia. Así que redacto mis preguntas para las entrevistas en función de los resultados del Desk Rearch y los cuestionarios.

Hice las entrevistas a 5 personas, que me parecieron claves para mi proyecto. Quería saber lo que podía influir a las personas ese sentimiento de equipo, si mejoraba la productividad el sentido de la pertenencia, y cómo podía cambiar esto dependiendo del tipo de trabajo. Lo resumo en 5 verbatines:

Mis entrevistados, de dcha a izq.: Pablo, Irene, Isabel, Mariana y Luis

“Prefiero teletrabajo 100%, me parece la única manera de conciliar la vida laboral y familiar.”

“Hay que ubicar, dónde y qué hace cada uno.”

“Potenciaría rutinas de conversación normal, entre pocas personas.”

“La gente nueva, no la conozco físicamente. No se hacen actividades en mi empresa.”

“Con mis compañeros solo compartimos desánimo, pero no cuando van bien las cosas.”

Con las entrevistas me llamó la atención que los que más sentimiento de equipo y más contentos estaban en sus empresas, eran los que utilizaban metodologías “agile”.

Todos tenían buenas herramientas de comunicación pero no todos se sentían igual de motivados, dependía más de las reuniones que tenían. Y ninguno de los entrevistados quería trabajar en presencial, algunos eran capaces de renunciar a parte de su sueldo por seguir trabajando en remoto.

Ha llegado la hora de analizar la información obtenida y considerar cuáles son mis insight de esta primera fase:

1. La mayoría de las personas prefieren trabajar en remoto o híbrido.
2. Hay que lograr una comunicación más efectiva en los equipos de trabajo descentralizados, como las videoconferencias y los chats que aportan muchas ventajas a la hora de trabajar con equipos virtuales.
3. Hay que desarrollar procesos de evaluación a través de reuniones rápidas.
4. Hoy ya no se precisa compartir la misma oficina para coordinar un equipo de trabajo eficiente. Las metodologías como Agile y Scrum ayudan a conseguirlo.

SEGUNDO PASO: DEFINIR

El Design Thinking no se podría concebir sin un User Persona. Creé a Andrea López, administrativa que entró a trabajar en remoto y después de 1 año y medio, no tiene sentimiento de equipo. Con ella pude humanizar todos las datos y conclusiones que había observado en la investigación. Empaticé con ella y pude ver sus motivaciones, necesidades, expectativas y limitaciones. Identifiqué sus touchpoint y los momentos especialmente importantes para nuestros futuros clientes.

User Person, Empathy Map y User Journey Map de Andrea

Gracias a Andrea pude plasmar los aprendizajes fruto de la investigación en los siguientes insights:

• Es una persona abierta y sociable, pero como no conoce a sus compañeros físicamente, no sabe de qué hablar con ellos y le cuesta hacer equipo.
• Ha propuesto a su jefe, trabajar de forma híbrida, pero como nadie va, está pensando en cambiarse de trabajo.
• Hace más horas de lo normal, porque no le contesta su jefe y no sabe a quién preguntar, no tienen reuniones periódicas.
• No le comunican cuando alguien está de vacaciones, cumpleaños o cosas que les pasan a sus compañeros.

TERCER PASO: IDEAR

Con toda la investigación y el User Persona, ya tenía la idea a mi reto: “Diseñar una herramienta de trabajo colaborativa”.

Pero todavía tengo que profundizar más en la idea, ver los puntos fuertes y los débiles, así que lo sometí a un DAFO. Y así poder reforzar las oportunidades, pero los puntos claves fueron importantes para modificar la idea inicial.

Antes de empezar a diseñar, tengo que saber qué debe llevar mi herramienta, qué no o qué cosas pueden ser futuribles, así que fundamental someter mi idea a un MoSCow.

Con las ideas claras de lo que necesita mi herramienta de trabajo para gestionar la comunicación en equipo. Comencé mi benchmarking para saber que había en el mercado y también como inspiración.

Ya sé cómo va a ser, así que, ¡por fin! a prototipar.

Os presento a ComTeam (communication of the team), para hacer equipo desde la distancia.

Prototipo Comteam

EL PROTOTIPO: ¿POR QUÉ COMTEAM?

• ComTeam es una herramienta de trabajo, que favorece la comunicación y las dinámicas de grupo.
• Contiene metodologías Agile y Scrum, para que se incorporen en las empresas.
• Comparte temas personales, para sentirse más cómodo con el equipo
• Motiva a las personas, por lo que les hace más productivas.
• Y lo más importante de mi reto, favorece el sentimiento de pertenencia al equipo.

Imagen de los rituales de reuniones, con accesibilidad a llamadas, chat… empezando el día con un tema ¿cómo te encuentras tú y tus compañeros?

¿QUÉ TIENE COMTEAM?

• Integrar APIs de comunicación.
• CONTACTOS, accesibles con videollamada, mail, chat…
• TAREAS, tablero de Kanban, calendario…
• DOCUMENTOS.
• EQUIPO: Rituales, noticias de equipo, agradecimientos…
• MURO: herramientas colaborativas, reuniones con el grupo…

Imagen Izq: Muro, espacio colaborativo, con videollamada incorporado. Imagen dcha: tareas en un tablero Kanban para que se vea bien el estado de ellas

FUTURIBLES

Como futurible, crearía una app de móvil, para que los trabajadores pudieran utilizarlo en cualquier lugar, y así mejorar la usabilidad y accesibilidad de nuestros usuarios. Ampliaría las dinámicas o las adaptaría a cada empresa. E incluso como futurible podría pensar que esta SaaS podría ser útil en los colegios, cursos intensivos…

CONCLUSION FINAL

Han sido dos semanas muy intensas, y aunque se echa de menos al grupo, en un Design Thinking individual se aprende mucho, tanto de contenidos como de tiempos. El research es la base para idear, construir y poder prototipar con una solución viable.

Mi SaaS, nunca podrá sustituir al factor tacto, al factor humano, pero creo que podría ayudar a muchas empresas a poder hacer equipo. Dado que el teletrabajo ha llegado para quedarse, las empresas deberían empezar a pensar en incorporar herramientas nuevas, que sean colaborativas, dinámicas de trabajo más participativas y reuniones cortas, pero más humanas.

No olvidemos que pasamos una buena parte de nuestras vidas trabajando, así que cuanto más contentos estemos en el trabajo, más contentos estaremos en nuestros días y más productivos seremos.